會議匯報制度

    時間：2022-10-08

會議匯報制度 

會議匯報是愛爾管理模式的重要內容之一。規(guī)范的會議匯報是一種有效的軟考核方式。

一  制定會議匯報制度的目的。

1、 交流溝通經(jīng)營管理的信息，防止各種制度、計劃、工作流程和標準執(zhí)行偏差和失誤；

2、 提高管理者發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的能力；

3、 對管理人員實施管理和監(jiān)督，是對考核考評制度的有益補充；

4、 集思廣益，取長補短，培養(yǎng)完善管理團隊。

5、 通過會議履行職責，總結經(jīng)驗，吸取教訓，提煉優(yōu)化管理模式。

二  會議制度的原則。

1、目標集中，主題明確，氛圍輕松，暢所欲言。

2、規(guī)定的與會人員一個不少；

3、堅決不開無準備的會議；

4、每次會議都要有結果；

5、會議制度以外的會要盡量少開和不開。

 

三   會議管理

1、 辦公室負責通知各種會議規(guī)定參與的人員及會議主題，做好會前材料準備、記錄、評價等管理服務、會議決議在會后落實情況跟蹤及評價。

2、 無特殊原因不可以請假，有事須提前一天向會議主持人請假。無故不參加、遲到、早退按嚴重過失處理；

3、 會議主持是會議最高權力人，負責：

  （1）控制好時間，組織與會人員發(fā)言緊扣會議主題;

   (2)檢查會議制度執(zhí)行情況，及時制止違規(guī)行為;

   (3)對上次會議決議執(zhí)行做出回復和評價;

   (4)對會議發(fā)言進行歸納整理，形成會議決議，并落實到責任人;

  （5）會議結束時對與會人員的發(fā)言作出點評。

4、 與會人員發(fā)言內容要求：沒有成績不通過；沒有問題不通過；沒有解決問題的措施不通過；解決原來問題的辦法沒有見效不通過；

5、 總經(jīng)理辦公會、財務分析會、月度總結會議、營銷分析會要有會議紀要下發(fā)和備份，其余會議要由主持人做記錄，并且連續(xù)妥善保存；

6、 公司下發(fā)的會議紀要必須妥善保存，凡遺失或泄露的按嚴重過失處理；

7、 與會人員要本著把問題擺在桌面上，對事不對人，坦誠交流的態(tài)度討論；

8、 凡會上形成的決定，采取會議記要的形式落實。責任人都要在8小時之內向主管上級匯報結果或執(zhí)行進度；

9、 凡解決問題的辦法措施是原來制度中沒有的內容，一律由辦公室內勤整理備檔，每隔半年統(tǒng)一匯總到制度補充內容中；

10、 在會下已經(jīng)解決并向上級匯報的工作不需再在會上匯報；

四   主要管理會議召開要點

一）總經(jīng)理辦公會

1. 會議時間：每周一上午9：00至10：00，計劃時間2小時以內。如果正常開會，則不再通知。

2. 會議地點：公司會議室

3. 會議主持：總經(jīng)理。如其請假或有特殊原因不能參加，由生產部經(jīng)理主持。

4. 參加人員：董事長、總經(jīng)理、生產經(jīng)理、生產廠長、營銷總監(jiān)、財務總監(jiān)、技術總監(jiān)。

5. 會議記錄：辦公室文員

6. 會議作用：各部門匯報上周工作，提出工作中未能處理的問題及其解決意見，安排下周工作，商議、處理工作中需要其他部門協(xié)作的問題。

7、會前要求：總經(jīng)理要在會上提出研討的問題。

主持人對上次辦公決議執(zhí)行情況的通報評價。

與會人員準備好工作中所遇到的問題及所提意見或建議。

8、會議議程：

1) 主持人安排第一輪工作匯報和發(fā)言。

2) 參加會議人員結合崗位職責、工作計劃和領導交辦的重點工作完成情況，著重介紹發(fā)現(xiàn)的問題及自己的解決辦法，制定的下周工作計劃和工作的最新動向。時間不超過6分鐘。

3) 主持人安排第二輪個別補充發(fā)言。與會人員對會上提到的問題發(fā)表意見，時間不超過3分鐘。

4) 董事長、總經(jīng)理對與會人員發(fā)言進行點評補充強調，并對有關問題議定的處理意見做出最終決定。

5) 主持人對會議中決定的事項，尤其是對會議上所提問題的解決辦法再次確認，確認責任人、處理措施、工作標準、完成時間。與會人員均無異議，在會議安排工作落實表上簽名。主持人宣布散會。如果有的問題會上不便確定完成情況，最遲在當天確定。

問題點	問題描述	主要措施	解決日期	責任人	備注
1、
2、

9、會議記錄和安排工作落實。

1） 行政主管負責對會議的過程和結果進行記錄，根據(jù)需要安排撰寫下發(fā)會議記要；

2） 行政主管負責對會議安排的各項具體工作進行檢查和督促落實。對不能按進度落實的部門，進行通報批評。

二）月度總結會議 

1、會議時間：每月2日上午9：00至11：00，計劃時間2個小時以內。如果正常開會，則不再通知。

2、會議地點：公司會議室

3、會議主持：總經(jīng)理，如其請假或有特殊原因不能參加，由董事長主持。

4、參加人員：董事長、總經(jīng)理、生產經(jīng)理、生產廠長、技術總監(jiān)、財務總監(jiān)、營銷總監(jiān)。

5、會議記錄：行政主管指定專人記錄]

6、會議作用：匯報上月工作完成情況，總結良好經(jīng)驗，找出問題和不足，并提出改進措施；匯報下月工作計劃及措施方案，可根據(jù)需要向其他部門提出配合和支持的要求。

7、會議要求：行政主管將上月所有周例會會議決議完成情況匯總通報；

會議召開前各部門要做好書面上月月度總結;

會議召開前各部門要做好下月書面計劃，會后找總經(jīng)理面批。

月度計劃要結合公司年計劃和部門年計劃。

8、會議議程：

（1）由行政主管對上月周例會決議完成情況進行匯報和評價，無故未完成或不執(zhí)行者承擔相應責任；

（2）各部門工作匯報：結合自身崗位職責、工作計劃和上級交辦的其他工作，匯報完成情況，著重介紹在任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和所采取的解決辦法。匯報下月工作計劃。

（3）董事長、總經(jīng)理對與會部門的發(fā)言進行補充強調，對會議所議定的問題做出最終決定。董事長不在，由總經(jīng)理向董事長匯報會議情況，總經(jīng)理不在，由行政主管向總經(jīng)理匯報會議情況，請示會上所提出的問題，總經(jīng)理做出處理決定再由行政部將結果通知相關人員。

1、 會議落實：由行政主管安排會議各項具體工作進行檢查和督促落實。對不能按進度落實的部門予以通報批評。

三）財務分析會議

1、會議時間：每月5日上午9：00至11：00，計劃時間1個小時。特殊原因需要延期召開的由財務部提前通知。

2、會議地點：公司會議室

3、會議主持：財務總監(jiān)。財務總監(jiān)不在由財務總監(jiān)指定人主持。

 4、參加人員：總經(jīng)理、生產經(jīng)理、生產廠長、營銷總監(jiān)、財務部人員。

5、記錄人：由財務總監(jiān)指定專人記錄。

6、會議作用：對公司財務預算執(zhí)行、會計核算、財務監(jiān)督和各部門成本費用情況進行總結分析，討論并決定成本費用控制措施和新的月度財務預算。

7、會議要求：財務部經(jīng)理負責準備上月財務分析報表，打印并發(fā)至各與會人員。會后當即收回。

8、議程：

1) 財務部經(jīng)理將上月財務分析會決議落實情況做一匯報。

2) 財務部經(jīng)理通報評價各部門的財務制度、現(xiàn)金安全制度執(zhí)行情況。

3) 財務部各主管按照各自分工對上月財務狀況進行分析，并提出改善建議。

4) 財務部經(jīng)理對上月公司財務預算執(zhí)行情況進行分析，對確定項目的實際財務情況進行分析，對成本費用超支的責任人進行通報。提出本月應重點控制的成本費用，提出財務部的意見和建議，提出本月財務預算。

5) 成本費用超支異常部門負責人、本月重點控制費用的責任人要對財務部經(jīng)理的報告提出自己的意見，尤其是說明自己本月在費用合理控制方面的措施。

6) 與會其他人員輪流發(fā)言，提出自己的建議。

7) 財務總監(jiān)對各部門關于控制成本費用的措施、意見進行評價，并協(xié)調安排有關部門的配合工作。

8) 董事長對財務部的發(fā)言進行補充、強調，并做出最終決定。

9) 財務總監(jiān)對會議中決定的事項，尤其是會議上對所提問題的處置決定再次明確，確認責任人、處理措施、完成時間。與會人員均無異議，在財務分析會安排工作落實表上簽名。主持人宣布散會。

9、財務總監(jiān)根據(jù)情況決定是否需要撰寫和下發(fā)會議記要。

8、 會議跟蹤落實：財務總監(jiān)按照各項具體工作的內容和各部門的職責，對會議安排的各項具體工作進行跟蹤，協(xié)助財務部經(jīng)理督促落實會議安排有關事項。對不能按進度落實的部門，由財務部進行通報批評。

四）營銷分析討論會

1、會議時間：每月6日上午9：00至10：00，特殊原因需要延期召開的由營銷總監(jiān)提前通知。

2、會議地點：公司會議室

3、會議主持：營銷總監(jiān)主持

4、參加人員：董事長、總經(jīng)理、財務總監(jiān)、營銷部人員、生產經(jīng)理、生產廠長和其他需要參加會議的人員。

5、會議記錄：由營銷總監(jiān)指定專人記錄。

6、會議作用：市場銷售完成情況、對上月客戶發(fā)生的投訴、競爭對手情況、行業(yè)發(fā)展趨勢、各部門檢查的問題，圍繞如何提高客戶滿意度分析原因，找出解決問題的辦法；

集思廣益，取長補短，提高能力。

7、會前要求：各部門主管提前做好準備，主題圍繞如何配合營銷部的工作。

不但要提出問題，而且要拿出解決問題的方法。

啟發(fā)與會人員暢所欲言。

后備人才也要發(fā)言。

對每個人發(fā)言的評論，不用否定的語氣。

 8、會議議程：

由營銷總監(jiān)對上月營銷評價分析會決議落實情況做總結匯報。

第一輪匯報和發(fā)言：每人限時10分鐘。

第二輪個別補充發(fā)言，各后備人員補充發(fā)言。

9、營銷總監(jiān)對會議中決定的事項，尤其是會議上對所提問題的處置決定再次明確，確認責任人、處理措施、完成時間。與會人員均無異議，在營銷分析會安排工作落實表上簽名。會議主持宣布散會。

10、會議跟蹤落實：辦公室按照會議安排工作落實表，對會議決議進行跟蹤，檢查評價。對不能按進度落實的人員，進行通報批評。